home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ AOL File Library: 2,801 to 2,900 / aol-file-protocol-4400-2801-to-2900.zip / AOLDLs / TAWUG / TAWUG Disk No. 69 (SHK) / TAWUG69.shk / DB.SUGGESTIONS (.txt) < prev    next >
AppleWorks Document  |  1988-05-01  |  11KB  |  178 lines
  1. O==========================================|====================================
  2. IMPROVING     D A T A B A S E     LAYOUT
  3.                                              Cliff Nation
  4. MWith just a little extra effort one can improve the layout of their DataBase 
  5. files 100 - 1000%.
  6. Much of the improvements can be done to your current files with NO problems.
  7. JSome changes may require that you modify the data in your files slightly, O
  8. Mwhile other changes will require that you spend 10-20 minutes re-configuring 1
  9. your on-screen layout and your printing layout.
  10. KWhile reading this file I will be going from the easier suggestions to the N
  11. Lmore involved ones.  Suggestions will be located between lines of hyphens.  J
  12. HWhen reading this material locate the line of hyphens at the top of the F
  13. screen so that you may see the entire Suggestion screen at one time.
  14. KFor an example I will use a simple family oriented database which contains M
  15. Kinformation on one's family.  Information to be included in your data base P
  16. Nwill be:  last name, first name, initial, relationship, birthday, birthplace, L
  17. address, city, state, zip.  Other information could be easily substituted.
  18. -----------------------------------------------------------------------------
  19. BASIC DATABASE:  NO FRILLS
  20. Last Name: Nation                         When first learning to set up aN
  21. First Name: Derrick                       data base this is how most of themN
  22. Initial: A                                look.  Information is hard to see.N
  23. Relationship: Son                         Many improvements could be made.  L
  24. Birthday: May 29 1976                                                     J
  25. Birthplace: Kansas City, Missouri         ONE:  First Add several extra O
  26. Address: 1234 Colorado Drive              Categories (the importance of theseE
  27. City: Denver                              will be discussed later).
  28. State: Colorado
  29. Zip: 80010
  30. -----------------------------------------------------------------------------
  31. Last Name:
  32. First Name:
  33. Initial:
  34. Relationship:
  35. Birthday:
  36. Birthplace:
  37. Address:
  38. City:
  39. State:
  40. Zip:K
  41. 1:                                        If you are new to DataBases addM
  42. 2:                                        5 or 6 extra categories until youI
  43. 3:                                        become more comfortable usingP
  44.                                           them.  Add about 3 if you have been C
  45.                                           using them for a while.
  46. -----------------------------------------------------------------------------
  47. Last.Name.....: NationL
  48. First.Name....: Derrick                   TWO:  By simply adding a period M
  49. Initial.......: A                         to the end of your category name,M
  50. Relationship..: Son                       either when setting them up or byK
  51. Birthdate.....: May 29 76                 using Open Apple-N and doing itK
  52. Birthplace....: Kansas City, Missouri     later, information is now much L
  53. Address.......: 1234 Colorado Drive       easier to read.  This suggestionM
  54. City..........: Denver                    alone will improve your databasesG
  55. State.........: Colorado                  immensely, don't you think?
  56. Zip...........: 80010M
  57. 1:                                        THREE:  I like to insert periods L
  58. 2:                                        between each separate word in myN
  59. 3:                                        categories also, Ex. Last.Name....N
  60.                                                                First.Name...J
  61.                                           (If you have UltraMacros, thisL
  62.                                           allows you to skip to the end ofF
  63.                                           the category name quickly)
  64. JFOUR:  Whenever you have a category which contains a date, if you include P
  65. NDATE in that category name, AppleWorks will format your information for you.  O
  66. MIn our example by changing  Birthday.......  to   Birthdate.....  efficiency <
  67. is improved, also formatting of dates is now standardized.
  68. -----------------------------------------------------------------------------
  69. Last.Name.....: Nation                    FIVE:  By going into the SingleK
  70. First.Name....: Derrick                   Record Layout screen we can useL
  71. Initial.......: A                         Open Apple-L (layout) to add theJ
  72.                                           next improvement, which is to M
  73. Relationship..: Son                       separate similar information intoO
  74.                                           different sections.  First off, putO
  75. Birthday......: 29 May 1976               the cursor on the 3 (cursor must beO
  76. Birthplace....: Kansas City, Missouri     on the first letter of the CategoryO
  77.                                           name) then use Open Apple-DownArrowI
  78. Address.......: 1234 Colorado Drive       to move the category down theO
  79. City..........: Denver                    desired number of spaces.  Go up toN
  80. State.........: Colorado                  the first letter of the next cate-M
  81. Zip...........: 80010                     gory and move it down, and so on.M
  82.                                           Doing this improvement allows forN
  83. 1:                                        quickly scanning your records fromJ
  84. 2:                                        the single record format using:
  85. 3:                                        OA-Down Arrow.
  86. -----------------------------------------------------------------------------
  87. Last.Name.....: Nation                    SIX:  Using the method discussed in L
  88. First.Name....: Derrick                   FIVE, use OA-Right Arrow to moveI
  89. Initial.......: A                         those extra categories to theL
  90.                                           bottom row and to the far right.J
  91. Relationship..: Son                       This gets them out of your way@
  92.                                           until you need them.
  93. Birthday......: 29 May 1976'
  94. Birthplace....: Kansas City, Missouri
  95. Address.......: 1234 Colorado Drive
  96. City..........: Denver
  97. State.........: Colorado
  98. Zip...........: 80010
  99.                                                                  1:   2:   3:
  100. NAt this time lets discuss why you need those extra categories.  If you set up N
  101. Lyour data base without those blank categories, then decided that you wanted L
  102. to add an extra category to your database, something like  Telephone#.....4
  103. you would be creating some problems for your self.
  104. HAll the layouts you had created will revert back to AppleWorks' default P
  105. Nvalues!!!  All of your Printing layouts would also revert back to AppleWorks' L
  106. JDefault values!!!  So, before adding categories to data bases you already J
  107. Hhave, weigh these consequences, is it worth all the time to go back and M
  108. Kredefine all the values that you want to have for your printouts and other 
  109. layouts.
  110. IBUT, by having some blank category names you could simply do an OA-N and P
  111. Nrename   3  to  Telephone#.....  and none of your layouts would be disturbed. 
  112. J(You may be asking yourself "Is three or six blank categories enough?  If J
  113. Hthree or six are good, then 10 or 20 would be even better!"  I say "Who P
  114. Nknows"?  Seriously though AppleWorks does have limits.  You are limited to 30 M
  115. Kcategories.  And if you have too many blank categories they will limit the (
  116. space for data entry.  So, Experiment.
  117. -----------------------------------------------------------------------------
  118. KSEVEN:  By using the OA-L methods discussed above you can move each or any L
  119. Jcategory around on your screen.  You could move the name section into the O
  120. Mmiddle of the screen; you could change places between the address categories M
  121. Kand the birth information categories.  Whatever makes you happy.  Whatever 
  122. works for you.
  123. YOUR DATA BASE SCREEN NOW LOOKS LIKE THIS:
  124.                          Last.Name.....: Nation2
  125.                          First.Name....: Derrick,
  126.                          Initial.......: A
  127. Relationship..: Son
  128. Address.......: 1234 Colorado Drive
  129. City..........: Denver
  130. State.........: Colorado
  131. Zip...........: 80010
  132. Telephone#....: 123-4567
  133.                                   Birthday......: 29 May 1976I
  134.                                   Birthplace....: Kansas City, Missouri
  135.                                                                       1:   2:
  136. -----------------------------------------------------------------------------
  137.      Last.Name: Nation                    EIGHT:  Here is a similar but D
  138.     First.Name: Derrick                   different layout format.I
  139.        Initial: A                         Instead of periods after the L
  140.                                           category names, spaces have beenM
  141.   Relationship: Son                       inserted before each name to evenO
  142.                                           out the columns.  Try both formats.N
  143.       Birthday: 29 May 1976               Mix both styles together as in theM
  144.     Birthplace: Kansas City, Missouri     next example.  Anything is legal.
  145.        Address: 1234 Colorado Drive
  146.           City: Denver
  147.          State: Colorado
  148.            Zip: 80010
  149.              1:
  150.              2:
  151.              3:
  152. -----------------------------------------------------------------------------
  153. Last.Name.....: Nation                    ,
  154.     First.Name: Derrick                   ,
  155.        Initial: A                         ,
  156.                                           ,
  157. Relationship..: Son                       ,
  158.                                           ,
  159. Birthday......: 29 May 1976               ,
  160. Birthplace....: Kansas City, Missouri     ,
  161.                                           ,
  162.        Address: 1234 Colorado Drive       ,
  163.           City: Denver                    ,
  164.          State: Colorado                  ,
  165.            Zip: 80010                     ,
  166.                                           ,
  167. 1:                                        ,
  168. 2:                                        ,
  169. 3:                                        
  170. To see the actual databases, review the database files:
  171. DB.TEST.1
  172. DB.TEST.2
  173. DB.TEST.3
  174. LIf you experiment with your databases, you will make them look much better, J
  175. Hand they will be more meaningful to you.  Information will be easier to 7
  176. locate and read, for you and others who use them too.
  177. Live long and prosper.
  178.